Per gli impiegati italiani, uno degli elementi fondamentali per avere una carriera di successo risiede nella loro capacità di scrivere email in inglese che siano efficaci e professionali.
L’email nel mondo del business di oggi è uno strumento di vitale importanza per gestire la giornata lavorativa.
Si stima che mediamente, ogni giorno, un impiegato medio riceva 80 email!
Un bel numero, vero?
Ma, nell’inviare questa grande quantità di email, si stima anche che molte sono poco efficaci, finendo con l’essere cestinate.
Se ci pensi, la casella di posta in arrivo dei nostri account è spesso e volentieri piena di email non lette, difficili da processare, perché poco interessanti o poco chiare nel loro intento.
Un recente studio ha dimostrato come il 92% degli italiani con un posto di lavoro sia conscio dell’importanza che le email rivestono nella loro vita in azienda.
Ma, nonostante ciò, il 61% di questi riconosce che le email sono fonte (spesso accidentale) di incomprensioni sul posto di lavoro.
Questa problematica si amplifica notevolmente quando le email vengono scritte in lingua inglese, poiché in inglese spesso la proprietà di linguaggio non è ottimale e il numero di incomprensioni, dunque, cresce notevolmente.
Noi italiani, quando ci cimentiamo con le comunicazioni scritte, abbiamo la naturale tendenza ad essere molto articolati e prolissi nell’esposizione e facciamo lo stesso quando scriviamo email in inglese.
Questa attitudine ci porta però a lanciarci in frasi molto lunghe che sono ben lontane dalle abitudine dei popoli anglosassoni.
Ricorda che agli anglofoni piacciono molto le frasi corte e chiare.
Se aspiri ad una carriera di successo e in grado di darti grandi soddisfazioni, impara a scrivere email in inglese che siano efficaci e facili da leggere.
Segui queste quattro regole e potenzia la tua capacità di scrivere in modo chiaro ed incisivo in inglese, anche se il tuo livello di conoscenza della lingua non è dei migliori.
Regola nr. 1: Vai subito al sodo!
Nel mondo del business ti viene richiesta una certa rapidità nel comunicare problemi e soluzioni. I tuoi colleghi o responsabili, ma anche clienti o fornitori non hanno molto tempo da perdere per leggere comunicazioni super dettagliate.
Oggi si lavora a ritmi molto serrati e la velocità con cui vengono veicolate le informazioni fa una grande differenza.
La prima importantissima regola da rispettare quando decidi di inviare una email in inglese è che devi scrivere email rapide e concise.
Limitati allo stretto necessario e arriva subito al dunque senza troppi giri di parole.
E ciò è vero indipendentemente dal tuo ruolo in azienda: che tu sia un area manager e devi scrivere una email in inglese ai tuoi venditori o ai tuoi clienti ubicati negli Stati Uniti o nel Far East, o che tu sia una segretaria di direzione che deve prenotare un volo e la permanenza in hotel alla prossima fiera sulle Biotecnologie di Francoforte cui parteciperanno i tuo colleghi.
Il tempo è una risorsa preziosa, pertanto considera sempre che chi ti legge non ne ha da perdere.
Inoltre, considera che più cose scrivi, più possibilità avrai di cadere in errore.
Quindi, a meno che il tuo livello di inglese sia avanzato, evita di lanciarti in lunghi messaggi troppo articolati.
Regola nr. 2: Non essere troppo formale
Anche in un Paese molto formale come l’Italia, il modo di comunicare nel mondo del lavoro è cambiato notevolmente.
Il livello di informalità nei rapporti tra colleghi o tra manager e collaboratori è infatti cresciuto molto negli anni Duemila, pertanto – soprattutto nella comunicazione scritta – non tenerne conto sarebbe un grave errore.
Se consideri per di più che la lingua inglese è la lingua informale per eccellenza (ad esempio, dare del lei non esiste), scrivere email che non siano eccessivamente formali e “pompose” nei toni risulta automaticamente più facile.
Questa regola segue un concetto molto semplice: “Se non lo diresti, non scriverlo!”
Se durante la tua giornata lavorativa non useresti mai quell’espressione con un tuo collega o cliente, perché mai dovresti utilizzarla quando scrivi un’email?
Rischieresti solamente di rendere la tua email difficile da leggere o poco interessante.
Scrivere email in inglese sul posto di lavoro non richiede perfezione stilistica e grammaticale, perché nessuno ti farà notare gli errori.
Non siamo sui banchi di scuola, perciò il tuo interlocutore baderà al significato di quanto tu stai comunicando.
Tuttavia, in particolari contesti la formalità è un elemento da prendere in considerazione se vuoi gestire le email in inglese in modo professionale e competente.
Mi riferisco ad esempio a email di candidatura per una nuova posizione lavorativa, oppure ad email inviate per concludere una trattativa commerciale.
In questi casi un maggior ricorso alla formalità è comprensibile e necessario. Ma anche qui senza eccessiva pomposità sia nei termini che nelle formule di saluto o di richiesta.
Regola nr. 3: Evita di tradurre e scrivi subito in inglese
Quando chiamati a scrivere un’email in inglese, la gran parte degli italiani crede che tradurre letteralmente dall’italiano all’inglese sia l’approccio migliore.
Ma in realtà non è così!
Anzi, optare per un approccio di traduzione letterale dall’italiano all’inglese, ti porta a comunicare concetti che sono confusionari e poco chiari.
L’inglese è pieno infatti di “false friends”, ovvero di parole che per grafia e pronuncia trovano una corrispondenza in italiano ma il cui significato in inglese è completamente diverso.
Ad esempio, sensible in inglese significa ragionevole, giudizioso. Sensibile si dice sensitive.
Per stare nel mondo del Business English, esempi comuni di false friends sono le parole relevant (che significa “pertinente”, “importante in riferimento ad un dato contesto” e non rilevante) oppure convenience (che ha il significato di “comodo”, e non di economicamente conveniente).
Anche se non sempre, gran parte dei traduttori gratuiti che puoi trovare sul web sono in grado di contestualizzare e darti una traduzione sensata della singola parola.
Il problema grosso è quando anziché la singola parola devi tradurre un’intera frase: se la tua capacità di traduzione non è di livello – credimi – con un approccio di questo tipo farai sicuramente una pessima figura!
Evita pertanto di tradurre dall’italiano; pensa e scrivi direttamente in inglese, utilizzando frasi semplici e poco articolate nella loro costruzione.
Soprattutto se la tua conoscenza della lingua inglese non è molto elevata.
Regola nr. 4: Utilizza un linguaggio Business
L’efficacia di una email in inglese viene infine rafforzata dal linguaggio di settore che in essa è contenuto.
Più specifico è il tuo linguaggio, maggiore sarà la chiarezza espositiva e il livello di comprensione di quanto stai scrivendo.
Utilizzare termini precisi, in Business English, e comunicarli con grande semplicità è il segreto della comunicazione perfetta.
E la lingua inglese in questo è molto efficace, poiché a differenza della lingua italiana, utilizza molte parole che con un singolo termine comunicano concetti e situazioni che in italiano dovrebbero invece essere espressi ricorrendo a frasi lunghe e numerosi giri di parole.
Ad esempio, riusciresti a tradurre il termine inglese Cloud con un’unica parola italiana senza problemi?
Tanto per citare una fonte, Wikipedia Italia definisce il Cloud così: “Si indica un paradigma di erogazione di risorse informatiche, come l’archiviazione, l’elaborazione o la trasmissione di dati, caratterizzato dalla disponibilità on demand attraverso Internet a partire da un insieme di risorse preesistenti e configurabili”.
Capisci cosa intendo?
Quando scrivi una email in inglese in un contesto lavorativo, ricorda che la specificità del linguaggio è importante per rendere i concetti più precisi e fluidi.
Creati un vocabolario il più possibile orientato al Business English e al tuo settore di competenza: la tua professionalità ne guadagnerà incredibilmente!
Impara ed utilizza nella forma scritta le terminologie e le espressioni più comuni del tuo settore lavorativo, così da riuscire a dettagliare con maggiore precisione le tue comunicazioni.
D’altronde, se stai leggendo questo articolo, significa che molto probabilmente ogni giorno ricevi email in inglese che sono piene di parole tecniche ed espressioni legate al tuo ambito di lavoro.
Trascriviti e memorizza il più possibile le frasi più ricorrenti e poi usale all’interno delle tue email in inglese.
Come vedi, gli accorgimenti per scrivere email in inglese che siano efficaci e professionali non sono molto complicati.
Anche se facessi fatica nella tua giornata lavorativa ad utilizzare in modo autosufficiente l’inglese, cerca il più possibile di seguire lo schema che ti proponiamo nell’articolo.
In questo modo potrai rendere le tue comunicazioni più efficaci, ed aumentare notevolmente la fiducia nei tuoi mezzi linguistici.
D’altro canto, però, ricordati che gran parte dei neo-laureati che si stanno affacciando ora al mondo del lavoro, hanno una conoscenza certificata dell’Inglese di livello B2 (il quinto su una scala di sette).
Questo significa che i tuoi futuri colleghi che varcheranno le soglie dell’azienda in cui lavori, lo faranno con una competenza linguistica di molto superiore alla media nazionale…
Pertanto, nel pianificare la tua carriera lavorativa, non tenere conto della crescita del tuo inglese è un grave errore…
